Kuidas saada oma e-kirju?

"Puhasta igavesti" on 1965. aastal sündinud Jürgen Kurzi moto. Ta nõustab ettevõtteid "puhastamise" teemal. Ta kirjutab ka sellel teemal raamatuid. Uus on "puhastatud igavesti - isegi digitaalne", Gabal-Verlag, 128 lehekülge, 19,90 eurot.

Hr Kurz, kui palju kirju on teie postkastis? Jürgen Kurz: Nii vähe, et võin neid ühe pilguga kinni püüda. Tõsiselt on meilid palju aastaid tagasi pöördunud ja optimeerinud meie suhtlust. Aga nüüd on nad muutunud ajajooksuks ja motiveerivaks kiskjaks. See ei ole e-post ise, vaid ebaefektiivne viis sellega toime tulla. Sageli kuritarvitatakse postkasti ülesannete loendina.

Kuidas seda parandada?

Nagu käegakatsutavate dokumentide korraldamisel, aitavad mõned nipid uuesti saada postkasti. Kui e-kiri on lihtsalt töödeldud, jääb see postkasti. Tulemus: Saabunud? Ummistunud?. Saabunud postkasti e-kirjad, mis on juba avatud, kuid ei ole veel töödeldud, võivad hiljem stressi tekitada. Töötlemine on strateegia, mis võimaldab teie postkasti pidevalt õhuke või tühi. Töötlemiseks on viis etappi: kustutamine, edasisaatmine, arhiveerimine, redigeerimine või ajastamine. Kui te lähete iga e-kirjaga ühele neist sammudest, saate ülevaate ja hoiab jahedat pead.

Kas on võimalik e-kirju eelnevalt sorteerida?

Jah. Enamikul programmidel on reeglite viisard. Nii saate näiteks Laske infoleht siseneda eraldi kausta. See vähendab postkasti rahvahulka natuke ja pinget vähendatakse. Sest nagu tasuta laud, annab selge postkast hea tunde. Kui sulle on saadetud palju infolehti või osalete arutelufoorumites, on parem luua teine e-posti aadress. Gmx.de või web.de all saate seda teha tasuta. Teie peamine aadress säästetakse tihti sellest tulenevatest reklaamialastest kirjadest.

Millised olukorrad omavad meile eriti suurt mõju?

Sageli on puhkusepäevad. See aitab kolleegiga kokku leppida enne, kui ta postkasti kaudu lahkub, nii et meil on juba olemas struktuur, kui me tagasi tuleme. Või annate endale päeva, mil sa redigeerivad ainult postkasti ja teavitavad äripartnereid üks päev hiljem. Nii saate aeglaselt tagasi tulla ja saada ülevaadet ülesannetest.

Ja igapäevaelus?

E-kirjad on igapäevaelus stressi allikas. Me kontrollime pidevalt sissepääsu või piirdume piiksuga. Heli- ja visuaalsete e-kirjade vastuvõtusignaalide keelamine võtab survet maha ja aitab meid pidevalt katkestada. See kehtib ka mobiilseadmete, tablettide ja nutitelefonide kohta. Samuti on kasulik töödelda e-kirju plokkides mitu korda päevas. Nii on määratud ajapilud, kus e-kirju saab muuta pärast ühte viiest etapist. Muide: kui saadate e-kirja, võetakse tavaliselt vastu uued e-kirjad. Kuid uued kirjad tähendavad uut häiret. Seadistage programm, et saada uusi e-kirju ainult siis, kui soovite seda tõesti. Nii saate töötada häirimatult ja keskenduda paremale praegusele ülesandele. Lisaks saate postkasti täielikult tühjendada, ilma et oleks oht, et uued kirjad häiriksid. Proaktiivne töö vabastab jõud - kes reageerib ainult halvimal juhul haige.

Millised väljakutsed on sülearvuti ja kaasaskantavad? Muidugi, struktureerimata failid. Pole tähtis, kas väike meeskond või suur osakond? Pöörduge aegade röövimiseks väärtuslikku aega. Paljudes ettevõtetes on ajakirjandusstruktuurid aja jooksul muutunud ja kasvanud. Igaüks salvestab dokumendid oma teadmiste ja veendumuste kohaselt, kui see näib olevat kõige loogilisem. Kuid see, mida üks töötaja arvab, on loogiline, järgmine ei pea pikka aega aru saama ega mõistma. Aastate jooksul on tulemuseks topeltkataloogid ja alamkaustad, mis tekitavad rohkem küsimusi kui abi. Andmekaos on programmeeritud. Pole saladus, et dokumendid peavad olema korralikult nimetatud. Freestyle on siis kasutada ühtset struktuuri, et kujundada kindlaid reegleid ja järgida neid.

Kõlab ...

Aga see ei ole. Teooria ja praktika on kaks erinevat maailma. Eelmisel aastal koostasime koostöös AKAD Hochschule'iga Leipzigis töö tõhususe uuringu. Lisaks kommunikatsioonivahendite kasutamisele ja mõjule igapäevasele tööle oleme pööranud tähelepanu ka korra ja tootlikkuse kombinatsioonile. Meie uuringu tulemus on selgelt näidanud, et nad on otseselt seotud. Pole tähtis, kas see on sisendkausta või digitaalse dokumendi esitamise kohta.